勤怠管理システムはAIで自作できる。でも、そのまま使ってはいけません

先日、「自分のお店(会社)内で勤怠管理ツールって自作できないか」という問い合わせがありました。

勤怠管理システムはAIを使えば自作できます。

出勤・退勤のボタン、ログイン画面、月ごとの勤務時間の一覧くらいなら、プログラムを書いたことがない人でも形にできる時代になりました。

ただし、「作れる」と「そのまま会社で使ってよい」は別の話です。

勤怠の記録は給料の計算の元になり、法律で何年も残すことが決まっている書類でもあります。画面がきちんと動いていても、計算のルールが一つ違うだけで残業代の未払いになり、見せ方が一つ違うだけで従業員の情報がほかの人に見えてしまいます。

この記事では、AIで作った勤怠管理システムを使う前に確かめるべきことを、厚生労働省など公式資料に沿って具体的に解説します。

• 自分で確かめられること→端数（中途半端な分数）の扱い、記録を残す年数、誰が何を見られるか
• 人に頼むこと→労務のルールの判断（社会保険労務士）、仕組みの安全性の点検（システムに詳しい人）

勤怠管理を例にしていますが、顧客名簿・予約・会員ページなど、人の情報を扱う仕組みならどれも同じです。

AIで勤怠管理システムは作れる。ただし「動く」と「使ってよい」は違う

AIに「社員が出退勤を記録できる勤怠管理システムを作って」と頼むと、それらしい画面と仕組みがすぐに出てきます。これは本当に便利な進歩で、当方もAIを毎日の作業に使っています。

問題は、AIは頼まれたことを、頼まれたとおりに作る点です。頼む側が法律のルールや安全の考え方を知らなければ、その抜けもそのまま形になります。しかも、抜けがあっても画面は普通に動くので、使っている間は気づけません。

ここから、AIで作ったときに抜けやすい落とし穴を4つ順に見ていきます。

落とし穴1⋯端数の切り捨て方ひとつで、残業代の未払いになる

いちばん起きやすく、いちばんお金に直結するのが時間の端数（15分・30分に満たない半端な時間）の扱いです。

「15分単位で丸めて」とAIに頼むと、それだけで法律違反になり得る

厚生労働省と労働局・労働基準監督署が出しているリーフレット「労働時間を適正に把握し正しく賃金を支払いましょう」（令和6年9月）は、労働基準法違反になる例として次の3つを挙げています。

• 勤怠管理システムの端数処理機能を使って、1日の残業のうち15分に満たない時間を一律に切り捨て、その分の残業代を払っていない
• 残業の申請を30分単位でしか認めず、30分に満たない残業代を払っていない
• 始業前の着替え・清掃・朝礼などを義務にしているのに、労働時間として扱っていない

1つ目は、まさに「勤怠管理システムの設定」が名指しされています。集計を楽にしようとして「15分単位で丸めて」とAIに頼むのは自然な発想ですが、1日ごとに切り捨てる作りにすると、そのまま違反の形になります。

同じリーフレットには、認められる扱いも書かれています。

• 1か月の合計で、残業・休日労働・深夜労働のそれぞれに1時間未満の端数があるとき、30分未満を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる
• 1日の労働時間の端数を切り上げて、その分の賃金を払う

つまり「いつ・何を・どちら向きに丸めるか」で合法か違法かが分かれます。AIに作らせる場合は、日々の記録は1分単位のまま残し、丸めるなら月の合計で、上のルールどおりにと、はっきり指示する必要があります。

日付をまたぐ勤務は、0時で区切らず「始業した日の1勤務」として数える

夜勤、棚卸し、繁忙期の泊まり込みなど、日付をまたいで働く日がある職場は要注意です。AIに何も指示しないと、「1日＝0時〜24時」で区切る作りになることがあります。

厚生労働省の通達（昭和63年1月1日 基発第1号「改正労働基準法の施行について」）は、1日を原則として0時から24時までとしたうえで、「継続勤務が二暦日にわたる場合には、たとえ暦日を異にする場合でも一勤務として取り扱い」、始業した日の労働として数える、としています。

たとえば、17時に出勤して翌朝3時に退勤した場合（休憩1時間）、働いた時間は9時間で、1時間は残業です。ところが0時で区切る作りだと、「1日目6時間・2日目3時間」の別々の勤務に見えます。どちらの日も8時間を超えないので、残業の1時間が消えてしまいます。夜22時から朝5時までの深夜の割増も、別に計算が必要です。

こうした間違いは、画面を使っているだけでは気づけず、給料を払ったあとで従業員から「金額がおかしい」と言われて初めて見つかることがあります。AIに作らせるなら「日付をまたぐ勤務は、始業した日の1勤務として集計して」と指示してください。そのうえで、17時〜翌3時のような勤務を実際に打刻してみて、集計が合うか確かめてください。

記録は「当分の間3年」、原則は5年残す

労働基準法109条は、賃金台帳や労働時間の記録などの書類を5年間残すよう定めています。ただし経過措置（法律の切り替えの間の特例）で、当分の間は3年とされています（労働基準法143条1項。厚生労働省「スタートアップ労働条件」の解説）。

ほかにも、労働安全衛生法で把握が義務になった「労働時間の状況」の記録（3年）、年次有給休暇管理簿（3年。労働基準法施行規則24条の7）など、残す決まりのある記録がいくつかあります。

自作のシステムで問題になるのは、「残す仕組み」を誰も作っていないことです。AIが作る簡単な仕組みでは、従業員を削除すると記録ごと消える、無料のサーバーの容量がいっぱいになると古いデータが消える、といったことが普通に起こります。辞めた人の記録も3年（できれば5年）取り出せるかを必ず確かめてください。

後から時刻を直せるなら、直した跡が分かるようにする

打刻の押し忘れはどこの職場でもあるので、後から直せる仕組みは必要です。ただ、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」は、タイムカードやパソコンの使用時間などの客観的な記録を元にすることを原則にしています。自己申告で直す場合は、実際の在社時間と大きく食い違っていないか確かめ、食い違えば実態を調べて直すよう求めています。

「すべてのシステムに変更履歴の機能を付けなさい」と法律で決まっているわけではありません。ただ、誰が・いつ・何時を何時に直したかが残らない仕組みだと、あとで労働時間を説明しなければならなくなったとき、記録が正しいことを示す手がかりがありません。

落とし穴2⋯従業員の情報が、見えてはいけない人に見えてしまう

2つ目は情報漏えいです。勤怠の記録には、名前・勤務時間・休んだ日・場合によっては住所や時給まで入ります。

AIが作った仕組みでよく抜けるのが、「ログインできる人」と「その人が見てよいもの」を分けることです。情報処理推進機構（IPA。国のセキュリティの専門機関）の「安全なウェブサイトの作り方」でも、ログインの仕組み（認証）に加えて、ログインした人が他人の情報に触れられないようにする仕組み（認可）が欠けている例を取り上げています（IPA「アクセス制御や認可制御の欠落」）。

具体的には、次のようなことが画面を普通に使っているだけでは気づけません。

• アドレス欄の末尾の番号（例：?id=3）を4に変えると、別の従業員の勤務記録が見える
• 一般の従業員のログインでも、管理者用のページのアドレスを直接打つと開ける
• 他人の打刻を書き換えられる
• データの保管場所や管理画面が、ログインなしでインターネットから見える状態になっている
• バックアップ（控えのコピー）が無く、サーバーの故障で記録が全部消える

自分で確かめられる3つの点検

専門知識がなくても、次の3つは自分で試せます。

1. 従業員用のアカウントでログインし、管理者の画面のアドレスを直接開いてみる（開けたら問題）
2. 自分の記録の画面のアドレスにある番号を1つ変えてみる（他人の記録が出たら問題）
3. スマートフォンのモバイル回線（社内のWi-Fiを切った状態）で、ログインせずにアドレスを開いてみる（中身が見えたら問題）

ただし、この3つが大丈夫でも安全とは言えません。確かめられるのは入口の一部だけです。問題が見つかったら使うのを止めて、作った人かシステムに詳しい人に「従業員用のアカウントで管理者の画面が開けた」と、試したことと結果をそのまま伝えてください。

落とし穴3⋯作っている途中で、AIに従業員の情報を渡してしまう

見落とされやすいのが、作る途中のAIとのやりとりです。エラーが出たとき、実際のデータをそのまま貼って「直して」と頼みたくなります。そこに従業員の名前や勤務記録、パスワードが入っていることがあります。

個人情報保護委員会は2023年6月に「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」を出しています。個人情報を扱う事業者に向けて、個人データを入力するなら利用目的の範囲に収まっているかを確かめること、入力したデータがAIの学習などに使われないかを確かめることを求めています。

作るときは、次の3つを守ってください。

• AIに貼るデータは「山田太郎」ではなく「社員A」のような作り物に置き換える（これはどのようなシステムやツールであっても同じです）
• パスワードや、サーバーに接続するための鍵（合言葉にあたる文字列）は貼らない
• 使っているAIサービスの設定画面で、入力が学習に使われる設定になっていないかを確認する（サービスや契約プランごとに違います）

落とし穴4⋯作った人がいなくなると、誰も直せない

無事に作り上げても、それで終わりではありません。

• 法律が変わる：2019年4月には、年5日の有給休暇を取らせる義務や、労働時間の状況を客観的に把握する義務が新しく加わりました。こうした変更があるたびに、仕組みを直す必要があります
• 部品が古くなる：AIが使った部品（ライブラリ）やサーバーの仕組みに弱点が見つかれば、更新が必要です
• 会社のルールが変わる：シフト制を始めた、パートさんが増えた、といった変化に合わせて直す必要があります

問題は、AIで作った本人も中身を理解していないことが多い点です。作った社員や知り合いがいなくなると、直す人がいなくなり、古い計算ルールのまま何年も動き続けることになります。

自作してよい場面・既製のサービスを使う場面の見分け方

AIでの自作がすべて悪いわけではありません。目安は「その記録が給料と法律の根拠になるかどうか」です。

「記録する」と「管理する」は別物。自作で始めやすいのは記録まで

勤怠の仕組みは、2段階に分けて考えると判断しやすくなります。

• 記録：誰が何時に来て、何時に帰ったかを残す
• 管理：その記録から労働時間と、残業・深夜・休日の割増を計算して給料につなげる。残業の上限や有給休暇の取得も見る

これまで紙や口頭で済ませていて何も残っていないなら、まず記録を始めるだけでも前進です。法律の決まりが重くかかってくるのは管理のほうで、端数の切り捨てや日付をまたぐ勤務の間違いもここで起きます。

記録だけを自作で始め、給料の計算に使うと決めた時点で既製のサービスへ移る、という段階の踏み方もあります。その場合は、移るときに記録を表計算ソフトで開ける形（CSV）で書き出せる作りにしておいてください。

自作で十分な場面

• お店の中だけで使う、シフトの希望を集める表
• 誰が今どこにいるかを共有するだけの在席表
• 本番の前に、自分の会社に必要な機能を整理するための試作品（データは作り物で）

既製の勤怠管理サービスを使うほうがよい場面

• その記録で給料・残業代を計算する
• 従業員が自分のスマートフォンから打刻する（インターネットに出す必要がある）
• 中身を直せる人が社内にいない

勤怠管理のクラウドサービス（インターネット上で使う既製のサービス）には、少人数なら費用を抑えて使えるものもあります。既製品が良いのは、法律が変わったときに提供する会社が直してくれる点です。ただし既製品でも設定次第で違反になるのは、落とし穴1のリーフレットのとおりです。申し込む前に、提供会社へ次のように聞いてください。

• 「1日の労働時間の端数処理は、初期設定で何分単位になっていますか。1分単位で記録できますか」
• 「退職した従業員の勤怠記録は、何年間取り出せますか。CSV（表計算ソフトで開けるファイル）で書き出せますか」
• 「打刻を修正したとき、誰がいつ直したかは残りますか」
• 「従業員ごとに、見られる範囲を分けられますか」

迷ったら、労務は無料の公的窓口、仕組みは専門家に聞く

判断に迷ったときは、聞く相手を内容で分けるのが近道です。

計算のルール・就業規則は「千葉働き方改革推進支援センター」へ

厚生労働省の委託事業で、社会保険労務士などの専門家に事業主が無料で相談できる窓口です（千葉働き方改革推進支援センター）。電話・メール・来所のほか、会社への訪問相談もあります。

• 電話：0120-174-864（平日9:00〜17:00、年末年始を除く）
• メール：chiba@workstylereform.net

聞くときは「勤怠の記録を自作の仕組みで取ろうとしている。端数の処理と、記録を残す期間がこれで合っているか見てほしい」と伝え、考えている計算ルールを紙に書いて持っていくと話が早く進みます。

仕組みの安全性は、システムに詳しい人に点検してもらう

落とし穴2・3は労務の窓口の担当外です。作った人か、システムに詳しい第三者に「誰が何を見られるか、データがどこに保存されているか、バックアップがあるか」を説明してもらってください。説明できない部分があれば、そこがまだ決まっていないということです。

私ができること。作るかどうかの判断から、小規模なAIツールの開発まで

千葉ホームページ相談室は、ホームページの制作は原則お引き受けしていませんが、社内で使う小規模なAIツールの開発はご相談を承っています。

作る前に、扱う情報の種類、誰が何を見られるか、データをどこに何年残すか、止まったときにどうするかを決めてから作ります。労務のルールのように専門家の判断が要るところは、社会保険労務士などに確かめていただくことを前提にしています。

こうした確認をする分、安くはありません。その代わり、ご相談の段階で「これは自作せず、既製のサービスで足ります」とお伝えすることもあります。ツールやウェブサイトは作って終わりというのはありませんので、保守費用まで考えると、「目先の開発費よりも、何年も安心して使い続けられることを大事にしたい」と思ってます。

すでにAIで作ったツールがあり、このまま使ってよいか不安な場合も、セカンドオピニオンとしてご相談いただけます。AIとWeb制作の今の状況については「AI時代でWeb制作は楽？オワコン？現場のリアルな実態」にもまとめています。

ご相談はこちらのフォームから

参考にした公式の資料

• 厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署「労働時間を適正に把握し正しく賃金を支払いましょう」（令和6年9月）
• 厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
• 厚生労働省 通達「改正労働基準法の施行について」（昭和63年1月1日 基発第1号）
• 厚生労働省「スタートアップ労働条件」労働関係書類の保存期間
• 厚生労働省「確かめよう労働条件」年次有給休暇管理簿
• IPA「安全なウェブサイトの作り方」アクセス制御や認可制御の欠落
• 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」
• 千葉働き方改革推進支援センター

※法律の内容は2026年11月時点で公式の資料を確かめて書いています。個別の会社の判断は、社会保険労務士や労働基準監督署にご確認ください。